- Funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pełni Sekretarz Powiatu.
Do podstawowych zadań Wydziału należy:
- W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:
- współudział w opracowywaniu projektu Statutu Powiatu i jego nowelizacji,
- opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa, Regulaminu Pracy, zarządzeń Starosty oraz kontrola ich realizacji,
- nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- gromadzenie protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych dotyczących kontroli przeprowadzonych w Starostwie i jednostkach organizacyjnych przez instytucje zewnętrzne (np. NIK, RIO, UKS),
- kontrola realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej,
- prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty,
- prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Starostwa,
- przyjmowanie, rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków z zakresu Wydziału,
- opracowywanie okresowych analiz załatwiania skarg i wniosków,
- przekazywanie dokumentów i aktów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
- współpraca z operatorami publicznego transportu zbiorowego oraz samorządami, dotycząca spraw związanych z Funduszem rozwoju przewozów autobusowych o charakterze użyteczności publicznej,
- kontrola wykorzystania przyznanych dotacji celowych z budżetu Powiatu,
- realizacja innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów.
- W zakresie obsługi Zarządu Powiatu
- sporządzenie protokołów z posiedzeń Zarządu , a także przekazywanie do wydziałów Starostwa zadań wprowadzanych dla poszczególnych wydziałów przez Zarząd,
- zapewnienie przy współpracy Naczelników Wydziałów i pozostałych komórek organizacyjnych terminowego przygotowania materiałów dla potrzeb Zarządu Powiatu,
- prowadzenie rejestrów uchwał Zarządu Powiatu
- realizacja innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów i poleceń przewodniczącego Zarządu
- W zakresie kadr:
- prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa Powiatowego i Kierowników jednostek organizacyjnych powiatu z wyjątkiem dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
- koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
- prowadzenie spraw dotyczących zawodowych praktyk uczniowskich i studenckich,
- organizowanie i nadzorowanie terminowości przeprowadzania wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska urzędnicze,
- współpraca z Powiatowym urzędem Pracy w zakresie staży, przygotowań zawodowych oraz prac interwencyjnych,
- W zakresie spraw organizacyjnych:
- prowadzenie Punktu Informacyjnego/Biura Obsługi Klienta - udzielanie interesantom informacji o funkcjonowaniu Starostwa i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
- prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa, w tym:
- przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Starostwa,
- wprowadzenie korespondencji do elektronicznego dziennika (e-urząd) z uwzględnieniem podziału na poszczególne wydziały, biura i samodzielne stanowiska pracy,
- przekazywanie do dekretacji Staroście, Wicestaroście lub Sekretarzowi przychodzącej korespondencji,
- wysyłanie korespondencji i przesyłek,
- prowadzenie Sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
- administrowanie budynkiem Starostwa,
- zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bhp oraz ochrony przeciwpożarowej,
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały kancelaryjne, sprzęt, maszyny biurowe i konserwacją wyposażenia Starostwa,
- obsługa centrali telefonicznej i faxu,
- prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i tablic urzędowych,
- gospodarka taborem samochodów służbowych,
- zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów,
- realizacja innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów.
- W zakresie spraw archiwalnych:
- prowadzenie archiwum Starostwa,
- przyjmowanie do archiwum zarchiwizowanej dokumentacji Wydziałów, biur i samodzielnych stanowisk pracy,
- udostępnianie akt zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą,
- brakowanie akt kategorii B, dla których upłynął okres przechowywania,
- przekazywanie akt kategorii A do Archiwum Państwowego,
- współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją,
- zabezpieczenie akt przed zniszczeniem,
- koordynowanie czynności kancelaryjnych, w tym: bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt z załatwianych spraw i prowadzenia akt spraw oraz podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Starostwie,
- przechowywanie dokumentacji archiwalnej, będącej w depozycie Starostwa.
- W zakresie informatyzacji:
- obsługa Starostwa w zakresie informatycznym poprzez zabezpieczenie prawidłowości działania sprzętu komputerowego oraz infrastruktury informatycznej,
- prowadzenie spraw związanych z inwestycjami w zakresie infrastruktury informatycznej,
- zabezpieczanie przestrzegania prawa autorskiego i ochrony danych osobowych przy używaniu oprogramowania informatycznego w Starostwie,
- szkolenie pracowników w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania informatycznego,
- inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania zainstalowanego w wydziałach,
- zarządzanie pracą istniejącej sieci informatycznej i jej rozbudową oraz zapewnienie ciągłości pracy serwerów,
- wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych z serwerów zainstalowanych w Starostwie,
- prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępów do zbiorów i zasobów sieciowych przy współdziałaniu z Inspektorem Ochrony Danych,
- administrowanie bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w systemie informatycznym,
- zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych w systemie informatycznym.
- W zakresie obronności:
- realizacja zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
- zabezpieczenie organizacji oraz funkcjonowania stanowiska kierowania Starosty,
- wykonywanie zadań związanych z kierowaniem bezpieczeństwem narodowym w ramach stanowiska kierowania,
- planowanie oraz realizacja zadań akcji kurierskiej na potrzeby mobilizacyjnego rozwinięcia jednostek Sił Zbrojnych RP,
- planowanie, organizacja i realizacja szkolenia obronnego,
- wykonywanie, aktualizacja i uzgadnianie z Wojewodą Mazowieckim Planu Operacyjnego Funkcjonowania Powiatu Grójeckiego w Warunkach Zewnętrznego Zagrożenia Bezpieczeństwa Państwa i w Czasie Wojny,
- uruchamianie i realizacja zadań ujętych w Planie Operacyjnym Funkcjonowania Powiatu Grójeckiego w Warunkach Zewnętrznego Zagrożenia Bezpieczeństwa Państwa i w Czasie Wojny,
- dokonywanie corocznych przeglądów obronnych w ramach Narodowego Kwestionariusza Pozamilitarnych Przeglądów Obronnych,
- klasyfikowanie i oznaczanie dokumentów w zakresie planowania obronnego wg Normy Obronnej N0-02-A060,
- prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych w Starostwie podlegających obowiązkowi służby wojskowej oraz wdrażanie postępowań reklamacyjnych wobec tych pracowników,i w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
- organizowanie i zabezpieczenie prac Powiatowej Komisji Lekarskiej w sprawie kwalifikacji wojskowej,
- opracowywanie i aktualizacja planu akcji kurierskiej pod względem dokumentacji, udział w organizowaniu i nadzór nad organizacją tej akcji w gminach na terenie powiatu,
- wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, planów i programów w zakresie obronności.
- koordynowanie planowania i realizację zadań obronnych polegających na synchronizacji działań podejmowanych przez starostę w stosunku do zadań obronnych wykonywanych przez:
- a) kierowników podległych i nadzorowanych przez nich jednostek organizacyjnych,
- b) podmioty, dla których są organami założycielskimi,
- c) wójtów (burmistrzów lub prezydentów miast),
- d) władze organizacji pozarządowych.
- skreślony
- W zakresie zarządzania kryzysowego:
- prowadzenie spraw związanych z tworzeniem i funkcjonowaniem na terenie powiatu systemu zarządzania kryzysowego,
- obsługa Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
- organizowanie współpracy z gminami i sąsiednimi powiatami na czas sytuacji kryzysowych,
- kierowanie działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie powiatu,
- opracowywanie i przedkładanie wojewodzie do zatwierdzenia powiatowego planu zarządzania kryzysowego,
- realizacja zaleceń do powiatowego planu zarządzania kryzysowego,
- wydawanie organom gminy zaleceń do gminnych planów zarządzania kryzysowego,
- zatwierdzanie gminnego planu zarządzania kryzysowego,
- zarządzanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia,
- ustalanie procedur w zakresie zarządzania kryzysowego,
- organizowanie współpracy z gminami i sąsiednimi powiatami podczas sytuacji kryzysowych,
- przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym,
- gromadzenie i przetwarzanie informacji dotyczących infrastruktury krytycznej,
- opracowywanie i wdrażanie procedur na wypadek wystąpienia zagrożeń infrastruktury krytycznej,
- zapewnienie możliwości odtworzenia infrastruktury krytycznej,
- współpraca z właścicielami oraz posiadaczami samoistnymi i zależnymi obiektów, instalacji lub urządzeń infrastruktury krytycznej w zakresie jej ochrony,
- wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, planów i programów w zakresie zarządzania kryzysowego.
- W zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego:
- obsługa Komisji Bezpieczeństwa i Porządku,
- współpraca ze Społeczną Wojewódzką Rada Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego przy Wojewódzkim Ośrodku Ruchu Drogowego w Warszawie,
- organizacja i prowadzenie powiatowych eliminacji konkursów plastycznych i turniejów promujących bezpieczeństwo w ruchu drogowym,
- współdziałanie z kierownikami powiatowych służb, inspekcji i straży oraz powiatowych jednostek organizacyjnych w sprawach dotyczących poprawy bezpieczeństwa obywateli
i porządku publicznego, - opracowywanie i publikowanie informacji na stronie internetowej powiatu.
- W zakresie spraw obywatelskich:
- przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru,
- przyjmowanie wniosków o wpisanie zaproszenia cudzoziemca do ewidencji zaproszeń,
- wydawanie zaproszeń dla cudzoziemców.
- Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego wykonuje następujące zadania:
- pełnienie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego,
- współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej,
- nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności,
- współpraca z podmiotami realizującymi monitoring środowiska,
- współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne,
- dokumentowanie działań podejmowanych przez centrum,
- realizacja funkcji informującej społeczeństwo o zagrożeniach.