Odpowiedzi na pytania z dnia 23 grudnia 2016 r. - Biuletyn Informacji Publicznej, Powiat Grójecki

Grójec, 28 grudnia 2015 r.


OR.272.4.2016


Do: Uczestnicy postępowania


Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego „Świadczenie usług pocztowych
w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Grójcu” nr ogłoszenia 372169-2016

W dniu 23 grudnia 2016 r. do Zamawiającego wpłynęły następujące pytania:
Pytanie 1:

We wzorze umowy do SIWZ § 7 pkt. 2 Zamawiający określa, że:

2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie następowało z dołu za faktycznie wykonaną usługę przelewem na wskazane konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od daty złożenia faktury

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzanie faktury.
Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośba o modyfikację i zmianę terminu w powołanych powyżej warunkach określonych w Umowie i ofercie na następujące

Wynagrodzenie Wykonawcy będzie następowało z dołu za faktycznie wykonaną usługę przelewem na wskazane konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury.

Odpowiedź: Zamawiający pozostawia istniejący zapis załącznika nr 5 do SIWZ § 7 pkt. 2 bez zmian.

Pytanie 2:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dopisania do wzoru umowy SIWZ § 4 pkt. 10?
Obowiązek kontroli stanu wynagrodzenia z niniejszej umowy leży po stronie Zamawiającego.
Nadmieniamy, że to na Zamawiającym spoczywa obowiązek dyscypliny finansów publicznych w zakresie wydatkowanych środków.

Odpowiedź: Zamawiający nie wprowadzi zmiany w treści SIWZ.

Pytanie 3:

Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w złożonej ofercie Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego i w konsekwencji uzna za dopuszczalne świadczenie przez Wykonawcę usług w formie, w której Wykonawca w istocie jest pośrednikiem pomiędzy Zamawiającym, a innym operatorem (w tym operatorem wyznaczonym)?
W ocenie składającego zapytanie, umowa o której mowa w art. 35 Prawa pocztowego jest jedynym sposobem zapewnienia świadczenia usługi zgodnie z określonymi wymogami przy pełnym zachowaniu warunków konkurencyjności postępowania i jednoczesnego zapewnienia skutków, o których mowa m.in. w przepisach art. 57 § 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 § 2 KPC, art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie Art. 35. ust 1. ustawy Prawo pocztowe operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, może po przyjęciu przesyłki pocztowej powierzyć dalsze wykonanie usługi innemu operatorowi pocztowemu na podstawie umowy o współpracę zawieranej w formie pisemnej.
Istotna w przedmiotowej sprawie jest również regulacja ust. 2- zgodnie, z którą w umowie o współpracę operatorzy pocztowi określają w szczególności:
1. zakres współpracy;
2. wynagrodzenie za wykonane przez operatora pocztowego czynności związane z realizacją umowy;
3. zakres i sposób przekazywania informacji w sprawie zabezpieczenia przesyłek pocztowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu pocztowego oraz zatrzymania i zabezpieczenia przesyłek pocztowych w przypadkach, o których mowa w art. 36;
4. zasady przekazywania operatorowi pocztowemu, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, przesyłek niedoręczalnych oraz przesyłek pocztowych, których dotyczy prawo zastawu;
5. zasady przekazywania przesyłek pocztowych zwróconych z powodu niewłaściwego doręczenia do oddawczej skrzynki pocztowej;
6. terminy wykonania przez operatora pocztowego czynności określonych w umowie;
7. zasady odpowiedzialności za naruszenie warunków umowy.
W świetle powyższych regulacji stwierdzić należy, iż umowa zawarta pomiędzy operatorami na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe może, a nawet powinna szczegółowo regulować zasady współpracy między stronami, w tym precyzyjnie określać terminy wykonania przez danego operatora pocztowego (w tym operatora wyznaczonego) czynności określonych w umowie. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie aby w pisemnej umowie pomiędzy operatorami terminy wykonania określonych usług były zbieżne z terminami przewidzianymi w przepisach art. 57 § 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 § 2 KPC, czy art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Inaczej mówiąc operatorzy pocztowi mogą tak ukształtować warunki współpracy (w tym zakresie zastosowanie znajduje zasada swobody umów) aby spełniać warunek stawiany przez Zamawiającego w przedmiotowym postępowaniu, np. poprzez ustalenie iż, nadanie (w tym dalsze przekazanie przesyłki do doręczenia) musi nastąpić w terminie jej przyjęcia od nadawcy, co pozwala na zachowanie skutków przewidzianych w przytoczonych wyżej przepisach. Zamawiający nie ogranicza możliwości korzystania przy realizacji zamówienia z podwykonawców, a taki charakter miałby operator pocztowy będący stroną umowy zawartej z wykonawcą na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe. Ponadto takie uregulowanie stosunków pomiędzy wykonawcą a podwykonawcami, zapewnia spełnianie innych wymogów Zamawiającego, w tym w szczególności wymóg konieczności realizacji zamówienia zgodnie z ustawą Prawo pocztowe i aktami wykonawczymi. Przyjęcie innego trybu np. świadczenie usług w charakterze pośrednika („posłańca” przekazującego przesyłki od Zamawiającego do innego operatora) powoduje, iż w świetle przepisów ustawy Prawo pocztowe Zamawiający nie jest stroną dla końcowego operatora pocztowego realizującego usługę doręczenia przesyłki, co pozbawia go faktycznej możliwości dochodzenia odszkodowań czy składania reklamacji w przypadku jej nienależytego wykonania albo choćby dochodzenia właściwego dokonywania i rozliczania tzw. zwrotów, za które (w przypadku operatora wyznaczonego) Zamawiający będzie uiszczał opłatę gotówką jako usługę świadczoną poza umową o zamówienie publiczne.

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza powyższego rozwiązania.


Pytanie 4:

Czy Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek wymagających zachowania terminu w dacie nadania, doręczanych w przypadkach przewidzianych w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej przez posłańca w imieniu i na rzecz Zamawiającego u operatora Wyznaczonego?
Wykonawca wskazuje, iż w przypadku dopuszczania nadawania przesyłek przez posłańca dla Zamawiającego i jego jednostek będzie wiązało się wykonywaniem dodatkowych czynności, co przełoży się na wzrost pracochłonności a także wpłynie na zwiększenie kosztów ponoszonych przez Zamawiającego.

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza powyższego rozwiązania.

Pytanie 5:

Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez Operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jest świadomy, iż faktycznym Nadawcą przesyłek będzie wówczas operator pocztowy, a nie Zamawiający? Powyższe może budzić wątpliwości adresatów przesyłek oraz organów, którym Zamawiający będzie przedstawiał dowody nadania korespondencji.

Odpowiedź: Zamawiający informuje, że za wykonanie przedmiotu umowy odpowiada Wykonawca. Wykonawca odpowiada również za prace, które są objęte przedmiotem umowy i zostały powierzone podwykonawcom.


Pytanie 6:

Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej? Czy Zamawiający uwzględnił, iż to Zamawiający poniesie konsekwencje wynikające z niedochowania terminu złożenia pisma w ostatnim dniu?

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza powyższego rozwiązania.

Pytanie 7:

W związku z ogłoszonym w dniu 22 grudnia 2016 roku postępowaniem dotyczącym świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dna rzecz Starostwa Powiatowego w Grójcu zwracamy się z uprzejmą prośbą o doprecyzowanie i sprostowanie terminu wskazanego w SIWZ tj. dotyczy złożenia oferty jest: 19-12-2016 do godz. 12 proszę o sprostowanie tj. 30-12-2016 do godz. 12.00


Odpowiedź: Zamawiający dokonał sprostowania treści SIWZ. Termin złożenia oferty to 30-12-2016 r. godz. 12:00