Odpowiedzi na pytania zadane w dniu 14 grudnia 2016 r. - Biuletyn Informacji Publicznej, Powiat Grójecki

Grójec, 15 grudnia 2016 r.

OR.272.4.2016

Do: Uczestnicy postępowania


Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego „Świadczenie usług pocztowych
w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Grójcu” nr ogłoszenia 362988-2016

W dniu 14 grudnia 2016 r. do Zamawiającego wpłynęły następujące pytania:

Pytanie 1:

We wzorze umowy do SIWZ § 7 pkt. 2 Zamawiający określa, że:

2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie następowało z dołu za faktycznie wykonaną usługę przelewem na wskazane konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od daty złożenia faktury

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzanie faktury.
Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację i zmianę terminu w powołanych powyżej warunkach określonych w Umowie i ofercie na następujące:

Wynagrodzenie Wykonawcy będzie następowało z dołu za faktycznie wykonaną usługę przelewem na wskazane konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury.

Odpowiedź: Zamawiający pozostawia istniejący zapis załącznika nr 5 do SIWZ § 7 pkt. 2 bez zmian.

Pytanie 2:

Czy Zamawiający dopuszcza wykreślenia zapisów dotyczących następujących aspektów zamówienia dotyczy dostarczenia wersji papierowych książek nadawczych załącznik do SIWZ Umowa § 2 pkt. 1 ust. b?

W zakresie dostarczenie wersji papierowych książek nadawczych są to aspekty, które z uwagi na przedmiot zamówienia (uwzględniając słownik CPV) powinny zostać włączone do odrębnego postępowania. Operator pocztowy/Wykonawca ma obowiązek zapewnienia bezpłatnego oznakowania przesyłek (przesyłek poleconych – nalepki R, przesyłek najszybszej kategorii doręczania – priorytet, informacji o tym, że przesyłka jest za potwierdzenie odbioru - ZPO, świadczeń dodatkowych do usług np. ostrożnie czy wskazania wzoru napisu/nadruku zawierającego informację o opłacie przesyłki zastępującego znaczek pocztowy).
Wobec przedstawionych informacji wnioskujemy o usunięcie sporego zapisu.

Nadmieniamy jednocześnie, że wersje elektroniczną książek nadawczych przekażemy niezwłocznie po podpisaniu umowy.

Odpowiedź: Zamawiający odstępuje od żądania papierowych wersji książek nadawczych i jednocześnie zmienia zapis załącznika nr 5 do SIWZ Umowa § 2 pkt. 1 ust. b na następujący: „dostarczanie niezwłocznie po podpisaniu umowy książek nadawczych w formie elektronicznej lub innych dokumentów w których wpisywane będą przesyłki rejestrowane wychodzące.”

Pytanie 3:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dopisania do wzoru umowy SIWZ § 4 pkt. 10?
Obowiązek kontroli stanu wynagrodzenia z niniejszej umowy leży po stronie Zamawiającego.
Nadmieniamy, że to na Zamawiającym spoczywa obowiązek dyscypliny finansów publicznych w zakresie wydatkowanych środków.

Odpowiedź: Zamawiający nie wprowadzi zmiany w treści SIWZ.

Pytanie 4:

W związku z faktem, iż Zamawiający dopuszcza możliwość świadczenia usług przez podwykonawców zwracamy się z prośba o odpowiedź na poniższe pytania:
1) Czy Zamawiający zakłada, że będzie zobowiązany do podziału korespondencji i tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych dla przesyłek nadawanych w imieniu i na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę?
2) Czy Zamawiający zakłada konieczność nanoszenia przez Zamawiającego innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane u różnych operatorów?
3) Czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych – zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora?
4) Czy Zamawiający uwzględnił, iż ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529, ze zm. dalej: „Prawo Pocztowe”) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej.
5) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawną do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa Pocztowego, zgodnie z którym: przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie.
6) Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek – jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia, także że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonania usługi – właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego dowodu odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego, jako dowodu.
7) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jest świadomy, iż faktycznym nadawcą przesyłek będzie wówczas operator pocztowy, a nie Zamawiający? Powyższe może budzić wątpliwości adresatów przesyłek oraz organów, którym Zamawiający będzie przedstawiał dowody nadania korespondencji.
8) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, dokona modyfikacji treści SIWZ w taki sposób, aby jednoznacznie zostały opisane wszystkie warunki świadczenia usług zarówno usług pocztowych jak i usługi pośrednictwa, bowiem w przypadku braku stosownych zmian, samo dopuszczenia nadawania przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego powoduje, że zapisy SIWZ będą stały w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą Prawo pocztowe.
Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej? Czy Zamawiający uwzględnił, iż to Zamawiający poniesie dodatkowy koszt?.


Odpowiedź:
Ad 1-2) Zamawiający nie dopuszcza powyższego rozwiązania.
Ad 3-8) Zamawiający informuje, że za wykonanie przedmiotu umowy odpowiada Wykonawca. Wykonawca odpowiada również za prace, które są objęte przedmiotem umowy i zostały powierzone podwykonawcom.

Pytanie 5:

Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w przetargu Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego i w konsekwencji uzna za dopuszczalne świadczenie przez Wykonawcę usług w formie, w której Wykonawca w istocie jest pośrednikiem pomiędzy Zamawiającym, a innym operatorem (w tym operatorem wyznaczonym)?
W ocenie składającego zapytanie, umowa o której mowa w art. 35 Prawa pocztowego jest jedynym sposobem zapewnienia świadczenia usługi zgodnie z wymogami SIWZ przy pełnym zachowaniu warunków konkurencyjności postępowania i jednoczesnego zapewnienia skutków, o których mowa m.in. w przepisach art. 57 § 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 § 2 KPC, art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie Art. 35. ust 1. ustawy Prawo pocztowe operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, może po przyjęciu przesyłki pocztowej powierzyć dalsze wykonanie usługi innemu operatorowi pocztowemu na podstawie umowy o współpracę zawieranej w formie pisemnej.
Istotna w przedmiotowej sprawie jest również regulacja ust. 2- zgodnie, z którą w umowie o współpracę operatorzy pocztowi określają w szczególności:
1) zakres współpracy;
2) wynagrodzenie za wykonane przez operatora pocztowego czynności
związane z realizacją umowy;
3) zakres i sposób przekazywania informacji w sprawie zabezpieczenia
przesyłek pocztowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu pocztowego
oraz zatrzymania i zabezpieczenia przesyłek pocztowych w przypadkach,
o których mowa w art. 36;
4) zasady przekazywania operatorowi pocztowemu, który zawarł z nadawcą
umowę o świadczenie usługi pocztowej, przesyłek niedoręczanych oraz
przesyłek pocztowych, których dotyczy prawo zastawu;
5) zasady przekazywania przesyłek pocztowych zwróconych z powodu
niewłaściwego doręczenia do oddawczej skrzynki pocztowej;
6) terminy wykonania przez operatora pocztowego czynności określonych
w umowie;
7) zasady odpowiedzialności za naruszenie warunków umowy.
W świetle powyższych regulacji stwierdzić należy, iż umowa zawarta pomiędzy operatorami na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe może, a nawet powinna szczegółowo regulować zasady współpracy między stronami,
w tym precyzyjnie określać terminy wykonania przez danego operatora pocztowego (w tym operatora wyznaczonego) czynności określonych w umowie. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie aby w pisemnej umowie pomiędzy operatorami terminy wykonania określonych usług były zbieżne z terminami przewidzianymi
w przepisach art. 57 § 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 § 2 KPC, czy art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Inaczej mówiąc operatorzy pocztowi mogą tak ukształtować warunki współpracy (w tym zakresie zastosowanie znajduje zasada swobody umów) aby spełniać warunek stawiany przez Zamawiającego w przedmiotowym postępowaniu, np. poprzez ustalenie iż, nadanie (w tym dalsze przekazanie przesyłki do doręczenia) musi nastąpić w terminie jej przyjęcia od nadawcy, co pozwala na zachowanie skutków przewidzianych w przytoczonych wyżej przepisach.
Zamawiający nie ogranicza możliwości korzystania przy realizacji zamówienia z podwykonawców, a taki charakter miałby operator pocztowy będący stroną umowy zawartej z wykonawcą na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe. Ponadto takie uregulowanie stosunków pomiędzy wykonawcą, a podwykonawcami, zapewnia spełnianie innych wymogów Zamawiającego, w tym w szczególności wymóg konieczności realizacji zamówienia zgodnie
z ustawą Prawo pocztowe i aktami wykonawczymi. Przyjęcie innego trybu np. świadczenie usług w charakterze pośrednika („posłańca” przekazującego przesyłki od Zamawiającego do innego operatora) powoduje, iż w świetle
przepisów ustawy Prawo pocztowe Zamawiający nie jest stroną dla końcowego operatora pocztowego realizującego usługę doręczenia przesyłki, co pozbawia go faktycznej możliwości dochodzenia odszkodowań czy składania reklamacji w przypadku jej nienależytego wykonania albo choćby dochodzenia właściwego dokonywania i rozliczania tzw. zwrotów, za które (w przypadku operatora wyznaczonego) Zamawiający będzie uiszczał opłatę gotówką jako usługę świadczoną poza umową o zamówienie publiczne.

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza powyższego rozwiązania.

Pytanie 6:

Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez Operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jest świadomy, iż faktycznym Nadawcą przesyłek będzie wówczas operator pocztowy, a nie Zamawiający? Powyższe może budzić wątpliwości adresatów przesyłek oraz organów, którym Zamawiający będzie przedstawiał dowody nadania korespondencji.

Odpowiedź: Zamawiający informuje, że za wykonanie przedmiotu umowy odpowiada Wykonawca. Wykonawca odpowiada również za prace, które są objęte przedmiotem umowy i zostały powierzone podwykonawcom.



Pytanie 7:
Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, dokona modyfikacji treści Postępowania w taki sposób, aby jednoznacznie zostały opisane wszystkie warunki świadczenia usług zarówno usług pocztowych jak usługi pośrednictwa, bowiem w przypadku braku stosownych zmian, samo dopuszczenia nadawania przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego powoduje, że zapisy Postępowania będą stały w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Ustawą Prawo pocztowe?

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, że za wykonanie przedmiotu umowy odpowiada Wykonawca. Wykonawca odpowiada również za prace, które są objęte przedmiotem umowy i zostały powierzone podwykonawcom.