z dnia 11 października 2005 r. - Biuletyn Informacji Publicznej, Powiat Grójecki

Pan Jerzy Urbaniak
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Warszawie
Na podstawie art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 07 października 1992 r o regionalnych izbach obrachunkowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, póz. 577 z późn. zm. ) Zarząd Powiatu Grójeckiego przesyła informację o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego dot. protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 08 lipca 2005 r (pismo znak : RIO - II - 0913/374/2005 z dnia 08 września 2005 r ).
Ad. l.
Zarząd Powiatu czyni starania, aby plan kontroli wewnętrznej został zrealizowany i w każdym roku zostały przeprowadzone kontrole we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych Powiatu.
Ad. 2.
Zarząd Powiatu Grójeckiego, w celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości polecił Radcy Prawnemu Starostwa dokładne analizowanie projektów umów zawieranych przez Zarząd Powiatu aby zapisy w umowach były zgodne z obowiązującym prawem. Do umowy z dnia 16 grudnia 2002 r z B.S. w Grójcu został zawarty w dniu 29 czerwca 2005 r stosowny Aneks ( w załączeniu kserokopia aneksu - załącznik Nr l )
Ad. 3.
Zobowiązano pisemnie pracownika Wydziału Finansowego do terminowego dokonywania wydatków. O sytuacjach, w których są do tego jakiekolwiek przeszkody ma obowiązek informować Zarząd Powiatu. (w załączeniu kserokopia pisma — załącznik Nr 2 ).
Ad. 4 i 5
Wniesiono zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych — pismo Fn. 3011/750/82/2005 z dnia 26 września 2005 r.
Ad. 6.
Uzgodniono z pracownikiem Wydziału Finansowego sporządzającego PK na podstawie których księguje się spłatę kredytu w B. S. w Grójcu aby ten dokument każdorazowo potwierdzony został przez pracownika Banku. ( w załączeniu kserokopia pisma
skierowanego do P. I. Jankowskiej - załącznik Nr 3 ).
Ad. 7. Starostwo skierowało pismo do Banku Spółdzielczego w Grójcu i oczekuje odpowiedzi w tej
sprawie ( załącznik Nr 4 ).
Ad. 8.
Zwrócono uwagę pracownikowi Wydziału Finansowego o konieczności prawidłowego ujmowania wydatków związanych z odsetkami od kredytów. ( w załączeniu kserokopia pisma z dnia 2005 r skierowanego do P. L. Bińkiewicz ). Jednocześnie nadmieniam, iż w roku bieżącym wydatki te klasyfikowane są prawidłowo.
Ad. 9 -12.
W związku z niedociągnięciami w pracy stałej Komisji przetargowej przy udzielaniu zamówień publicznych / termomodemizacja przy budynku LO w Grójcu, budowa parkingu przy budynku Starostwa Powiatowego w Grójcu, zakupie zestawów komputerowych/ Zarząd Powiatu skierował pismo do Przewodniczącego Komisji Przetargowej o bardziej wnikliwe przeliczanie zamówień publicznych, rozpatrywanie ofert spełniających warunki określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Ponadto na przełomie października i listopada br. zostanie zorganizowane szkolenie z Prawa zamówień publicznych dla Komisji Przetargowej, Naczelników Wydziałów i Dyrektorów jednostek organizacyjnych pod kątem przygotowywania specyfikacji i realizacji przetargu z uwzględnieniem zmian, które nastąpiły w ostatnim okresie w Prawie zamówień publicznych ( załącznik Nr 5 ).
Ad. 13.
Na bieżąco kontrolowane są 2apisy w księgach rachunkowych i nie stwierdzono przypadku aby zapisy na kartach wydatków nie były udokumentowane odpowiednim dowodem księgowym. Zwrócono uwagę pracownikowi, który dokonuje tych zapisów o przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa. ( w załączeniu kserokopia pisma z dnia 10 czerwca 2005 r skierowanego do P. L. Bińkiewicz ).
Ad. 14 i 15.
Pouczono pracownika odpowiedzialnego za rozliczenie składek ZUS o przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa w tej sprawie. Jednocześnie zwrócono uwagę na prawidłowe dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na koncie 229 tak aby odzwierciedlały stan faktyczny. ( w załączeniu pismo z dnia 30 czerwca 2005 r do P. N. Zdonik - załącznik Nr 6 )
Ad.16.
Na fakturach dotyczących zakupu środków trwałych a także dotyczących zakupu
pozostałych środków trwałych nanoszona jest adnotacja o numerze inwentarzowym pod
którym zaewidencjonowano dany środek w księdze inwentarzowej oraz o zastosowanej
metodzie ewidencji. ( w załączeniu kserokopia przykładu realizacji wniosku — załącznik Nr
7)
Ad. 17.
Wystosowano pismo do p. o. Naczelnika Wydziału Edukacji, Zdrowia i Polityki Społecznej zalecające zaprzestania finansowania z budżetu Powiatu wydatków bieżących jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych. Poinformowano w jakich wypadkach można zlecać zadania w/w jednostkom. Polecono zorganizowanie zaplanowanego spotkania z Prezesami Klubów i Organizacji celem zapoznania ich z możliwością finansowania zadań z budżetu powiatu. ( załącznik Nr 8 )
Ad.18.
Na naradzie z Naczelnikami Wydziałów w dniu 16 sierpnia b.r. Sekretarz Powiatu zapoznał z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej poza granicami kraju. Naczelnicy potwierdzili odbiór w/w rozporządzenia.
Ad.19.
Pismem znak : Or. 0716/6/05 skierowanym do Z - cy Naczelnika Wydziału Edukacji, Zdrowia i Polityki Społecznej przypomniano o przestrzeganiu zasad dotyczących przekazywania i realizowania udzielonych dotacji w ramach zawartych umów oraz zgodnie z art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r o finansach publicznych. ( załącznik Nr 9 )
Ad. 20.
Wniesiono zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych — pismo Fn. 3011/750/82/2005 z dnia
26 września 2005 r.
Ad. 21.
W ewidencji szczegółowej do konta 080 wprowadzono wartości poszczególnych zadań inwestycyjnych na dzień 01 stycznia 2005 r ( bilans otwarcia ). Zwrócono uwagę pracownikom odpowiedzialnym za realizację ( rozliczanie i księgowanie zadań
inwestycyjnych ) o prawidłowym ustalaniu faktycznych kosztów realizacji danej inwestycji. ( w załączeniu kserokopia pism skierowanych do P. L. Bińkiewicz i P. J. Zawiślaka — załącznik Nr 10 )
Ad. 22.
Zwrócono uwagę pracownikowi klasyfikującemu zakupy i zapisującemu w kartach wydatków
o dokonywanie prawidłowych zapisów zgodnie z obowiązującymi w tej kwestii przepisami.
Ad.23.
Zobowiązano pracownika odpowiedzialnego za mienie powiatu do natychmiastowego przekazywania dokumentów dotyczących najmu, dzierżaw oraz zakupu i sprzedaży z także modernizacji mienia powiatu pracownikom odpowiedzialnym za prawidłowe księgowanie majątku powiatu. ( załącznik Nr 11)
Ad.24.
Na rok 2005 sporządzony został wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
najmu, dzierżaw oraz oddanie w wieczyste użytkowanie zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
Ad.25.
Zarząd Powiatu poinformował osoby przygotowujące materiały dotyczące zasad zbycia, nabycia i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata, że do wyłącznej właściwości Rady Powiatu należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych Powiatu. ( załącznik Nr 12 )
Ad. 26. W dniu 29 czerwca 2005 r w czasie trwania kontroli RIO podinspektor P. J. Kamińska
wystawiła najemcy pomieszczeń stołówki Panu Pawłowi Jackowskiemu faktury korygujące uwzględniające różnicę w czynszu. Faktury te zostały przez najemcę przyjęte. W związku z tym sporządziła również i przekazała do Urzędu Skarbowego Deklarację dla podatku od towarów i usług VAT — 7. Niemniej jednak zwrócono uwagę pracownikowi o konieczności wystawiania faktur VAT za najem pomieszczeń zgodnie z zawartymi umowami a także zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wystawiania faktur VAT. ( w załączeniu kserokopia faktur - załącznik Nr 13 )
Ad. 27.
Wpłaty za media dokonywane przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa przyjmowane są na dochody budżetu Powiatu. Niemniej jednak zwrócono uwagę pracownikowi na przyjmowanie dochodów do budżetu powiatu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. ( w załączeniu kserokopia przykładowych dokumentów realizacji wniosku -załącznik Nr 14)
Ad. 28 i 29.
Zwrócono uwagę pracownikom Wydziału Finansowego o konieczności stosowania ustawy
o rachunkowości.
Ad.30.
Ewidencja księgowa na koncie 221 — należności z tytułu dochodów budżetowych za wieczyste użytkowanie gruntów prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. ( w załączeniu kserokopia ewidencji analitycznej — załącznik Nr 15 )
Ad.31.
Od nieterminowych płatności z tytułu wieczystego użytkowania gruntów, czynszu najmu i dzierżaw naliczane są odsetki i wysyłane wezwania do zapłaty. Zwrócono uwagę pracownikowi odpowiedzialnemu za księgowanie tych płatności o konieczności bieżącego analizowania i podejmowania działań w celu wyeliminowania tych nieprawidłowości.
Ad. 32.
Doprowadzono do zgodności zapisów w ewidencji analitycznej z zapisami na kontach Oli i 013. Zaprowadzono ewidencję analityczną do konta 020. Jednocześnie zwrócono uwagę pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie powyższych zapisów o konieczności okresowych uzgodnień sald tych kont. ( w załączeniu kserokopia pisma skierowanego do P. I. Jankowskiej - załącznik Nt 16 )
Ad.33.
Inwentaryzacja składników majątkowych przeprowadzona będzie w terminach od 15 października 2005 r do 15 stycznia 2006 r. Obecnie trwają przygotowania do prawidłowego, zgodnego z przepisami prawa przeprowadzenia inwentaryzacji.
Ad.34.
Zwrócono uwagę pracownikowi odpowiedzialnemu za sporządzanie sprawozdań
o prawidłowe zgodne z obowiązującymi przepisami prawa sporządzanie sprawozdań
zbiorczych. ( w załączeniu kserokopia pisma skierowanego do P. W. Kępki — załącznik Nt
17)
Ad.35. Zaprowadzono odrębną ewidencję analityczną do konta 201 zapewniającą rzetelne
sporządzenie sprawozdań budżetowych.
Ad.36.
Aby wyeliminować wszelkie nieprawidłowości w wydatkach Powiatowego Funduszu
Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartografic2nym polecono uzgadniać wszelkie
wydatki z tego funduszu z Geodetą Powiatowym.
Ponadto przekazano pracownikom Wydziału Finansowego jednolite teksty obowiązujących
przepisów i zobowiązano do bezwzględnego stosowania a także zwrócono większą uwagę na
bieżącą kontrolę wewnętrzną Wydziałów Starostwa oraz bieżące uczestnictwo pracowników
w szkoleniach zgodnie z realizowanymi przez nich zadaniami (załącznik Nr 18 ).