Wystąpienie pokontrolne - Biuletyn Informacji Publicznej, Powiat Grójecki

Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55, poz.577 z 2001r.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, póz. 174 7) - przeprowadzona została w dniach 18.04.2005r. do 08.07.2005 r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2004 r. do 31.12.2004 r., zgodnie z programem kontroli.
Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję, co następuje:
Stwierdzono:
l. Nie zostały przeprowadzone czynności kontrolne w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, obejmujące co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych ( str. 6, 7 protokołu kontroli, załącznik nr 7). Wnioskuję:
W każdym roku przeprowadzać czynności kontrolne we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych Powiatu, zgodnie z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r., Nr 15, póz. 148 z późn. zm.).
Stwierdzono:
2. Rada Powiatu w uchwale Nr XXXn/209/2002 z dnia 10.10.2002r. wskazała Bank Spółdzielczy w Grójcu do wykonywania obsługi Powiatu Grójeckiego i upoważniła Zarząd Powiatu do zawarcia z bankiem umowy na okres 3 lat. Umowa z dnia 16.10.2002r. z Bankiem Spółdzielczym w Grójcu o prowadzenie rachunku bieżącego Powiatu została zawarta na czas „określony do dnia: co najmniej 3 lat od dnia zawarcia umowy", tj. niezgodnie z decyzją Rady Powiatu (str.10 protokołu kontroli, załącznik Nr 7, 8). Wnioskuję:
Podczas zawierania umów przestrzegać postanowień Rady Powiatu mając na uwadze przepisy art. 134 ust. l ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, zgodnie z którymi bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 15, póz. 148 z późn. zm.).
Stwierdzono:
3. W wyniku analizy wybranych 20 szt. dokumentów źródłowych (faktury) przeprowadzonej pod kątem terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono, iż w 6 przypadkach zobowiązania były regulowane po terminach płatności ustalonych przez kontrahentów (str.13 protokołu kontroli, załącznik Nr 10). Wnioskuję:
Dokonywać wydatków zgodnie z art.28 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. nr 15, póz. 148 z późn. zm.) oraz przestrzegać terminów płatności zwracając uwagę na art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz.93 z późn. zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego.
Stwierdzono:
4. Przekroczenie przez Zarząd Powiatu zakresu upoważnienia Rady Powiatu do zaciągania zobowiązań tj.:
a) według uchwały Nr IX/71/2003 Rady Powiatu z dnia 04.12.2003r. w sprawie zaciągnięcia kredytu w Banku Spółdzielczym w Grójcu, Zarząd mógł zaciągnąć kredyt do kwoty 2.500.000 zł na okres 04.12.2003r. - 31.12.2003r., spłata winna nastąpić w okresie 31.07.2004r. - 30.11.2004r.
Zarząd zawarł w dniu 23.12.2003r. umowę Nr 199/866-37002-10-1/2003 o kredyt w rachunku bieżącym w kwocie 2.500.000 zł rozszerzając wielkość kredytu do górnej granicy 3.700.000 zł oraz wydłużając termin spłaty kredytu o 34 miesiące - do dnia 30.09.2007r.
b) według uchwały Nr XVII/132/2004 z dnia 17.06.2004r. Rada Powiatu ustaliła zaciągnięcie kredytu rewolwingowego w Banku Spółdzielczym w Grójcu kwocie 1.700.000 zł, który będzie realizowany w okresie od 01.07.2004r. do 31.12.2004r. Spłata kredytu winna nastąpić w okresie 01.04.2006r. do 30.10.2006r.
Zarząd zawarł w dniu 08.09.2004r. umowę o kredyt w kwocie 1.700.000 zł rozszerzając wielkość kredytu do górnej granicy 4.500.000 zł, oraz wydłużając termin spłaty kredytu o 11 miesięcy - do dnia 30.09.2007r. (str. 18-20 protokołu kontroli, załącznik Nr 23,24).
Wnioskuję;
Dokonać zmian w/w umów polegających na dostosowaniu warunków zaciągnięcia kredytu do postanowień Rady Powiatu.
Umowy w sprawie zaciągnięcia kredytów zawierać zgodnie z postanowieniami organu stanowiącego, który zgodnie z art.12 ust.8 pkt ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 142, póz. 1592 z późn. zm.) jest organem posiadającym wyłączne prawo do podejmowania uchwał w sprawach zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów.
Stwierdzono:
5. Zarząd Powiatu udzielił zamówienia Bankowi Spółdzielczemu w Grójcu i zawarł umowy Nr 199/866-37002-10-1/2003 z dnia 23.12.2003r. i Nr 148/866-37002-10-1/2004 z dnia 08.09.2004r z w/w Bankiem o kredyt w rachunku bieżącym.
Udzielenie zamówienia nie zostało poprzedzone postępowaniem według przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.- Prawo zamówień publicznych (str.21 protokołu kontroli, załącznik Nr 28). Wnioskuję:
Bezwzględnie przestrzegać art. 28 ust.4 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, póz. 177 z późn. zm.).
Stwierdzono:
6. Na podstawie dowodu PK wystawionego przez pracownika Wydziału Finansowego Starostwa dokonano w księgach budżetu Powiatu księgowania spłaty rat kredytu - brak poświadczenia przez Bank Spółdzielczy w/w operacji (str. 18, 19 protokołu kontroli, załącznik Nr 20). Wnioskuje:
Dokonać uzgodnienia z Bankiem Spółdzielczym w/w operacji poprzez uzyskanie od Banku potwierdzenia spłaty rat kredytu w kwocie 1.200.000 zł. Do ksiąg rachunkowych wprowadzać operacje odzwierciedlające stan rzeczywisty stosownie do art. 24 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono:
7. Na podstawie bankowych not memoriałowych Bank Spółdzielczy w Grójcu pobierał w latach 2004 - 2005 prowizje i odsetki z rachunku bankowego Powiatu z tytułu trzech umów o kredyt w rachunku bieżącym Powiatu. Wydatki Powiatu z tytułu obsługi zadłużenia w Banku Spółdzielczym wyniosły:
- w 2004r. -23.373,69 zł. z tytułu prowizji i 292.739,58 zł z tytułu odsetek
- w okresie 01.01. - 30.06. 2005r. - 20.692,92 zł z tytułu prowizji i 124.002,74 zł
z tytułu odsetek
Na dowodach bankowych brak jest wskazania, od której umowy oraz od jakiej kwoty
Bank naliczał prowizje i odsetki.
Pracownicy Starostwa nie są w stanie wyliczyć kwoty zadłużenia na dzień naliczenia
prowizji i odsetek (str. 18,19 protokołu kontroli, załączniki Nr 20-22).
Wnioskuję:
Wyegzekwować od Banku Spółdzielczego stosowne rozliczenie z pobranej prowizji za niewykorzystanie limitu kredytu oraz rozliczenie odsetek za wykorzystany kredyt
z podziałem na poszczególne umowy kredytowe. Rozliczenie przedłożyć w trybie pilnym do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Warszawie. Zobowiązać pracownika odpowiedzialnego za sprawdzanie formalne i rachunkowe dowodów księgowych do bieżącego sprawdzania i uzgadniania z Bankiem Spółdzielczym stanu prowizji oraz do wprowadzania do ksiąg rachunkowych dowodów spełniających wymogi określone w art. 21 ust. l, art.22 ust. l ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn.zm.).
Stwierdzono:
8. Odsetki od kredytów, w dniu ich pobrania przez bank były ujmowane w kartach wydatków w dz.750, rozdz. 75020 § 4110 i § 4010 a następnie, po okresie dwóch miesięcy od daty dokonania operacji były przeksięgowane do odpowiedniej klasyfikacji budżetowej tj. w dz. 757, rozdz.75702 § 8070. (str.20, 21 protokołu kontroli, załącznik Nr 26). Wnioskuję:
Wydatki z tytułu odsetek od kredytów ujmować na bieżąco w prawidłowej klasyfikacji budżetowej stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, póz. 2132 z późn. zm.).
Stwierdzono:
9. Do podstawy przeliczenia wartości zamówienia publicznego p.n. Termomodemizacja budynku LO w Grójcu przyjęto szacunkową wartość zamówienia brutto (str. 40 protokołu kontroli, załącznik Nr 38). Wnioskuję:
Przestrzegać zasad określonych w art. 32 ust l ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19. póz. 177 z późn. zm.) zgodnie z którym, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług.
Stwierdzono:
10. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na budowę parkingu przy budynku Starostwa Powiatowego w Grójcu ( zamówienie o wartości poniżej 60.000 euro) rozpatrywano ofertę, która nie spełniała warunków określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Według zapisu § 8 ust. l i 2 SIWZ oferta musi być przygotowana zgodnie z wymaganiami specyfikacji. Niespełnienie tego warunku określonego w SIWZ spowoduje odrzucenie oferty (str. 41, 42 protokołu kontroli, załącznik Nr 39 i 40). Wnioskuję;
Przestrzegać zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz art. 89 ust. l pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym, zamawiający odrzuca ofertę jeżeli jej treść nie odpowiada treści SIWZ.
Stwierdzono:
11. Z wykonawcą zadania pn. Budowa parkingu przy budynku Starostwa Powiatowego w Grójcu zawarto umowę, mimo, iż wykonawca nie wpłacił kwoty 4.308 zł. tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W projekcie umowy oraz w zawartej z wykonawcą umowie zapisano, że wykonawca wniesie na rzecz zamawiającego w dniu
podpisania umowy kwotę w wys. 5% wartości umowy brutto, tj. 4.308 zł (str. 43
protokołu kontroli, załącznik Nr 41).
Wnioskuję:
Zawierając umowy w sprawach zamówień publicznych przestrzegać postanowień zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Od wykonawców egzekwować terminowe wnoszenie wpłat z powyższego tytułu.
Stwierdzono:
12. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę na zakup zestawów komputerowych: z wybranym oferentem nie podpisano umowy (str. 44, 45 protokołu kontroli, załącznik Nr 43). Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów art.139 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 19, póz. 177 z późn. zm.) zgodnie z którym, umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.
Stwierdzono:
13. W ewidencji księgowej wydatków budżetowych, prowadzonej analitycznie na kartach wydatków w podziale według klasyfikacji budżetowej dokonywano zapisów operacji nie udokumentowanych żadnym dowodem księgowym (str. 49 protokołu kontroli, załącznik Nr 45). Wnioskuję:
Przestrzegać art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości, zgodnie z którym, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono:
14. Nieterminowe odprowadzanie do ZUS składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego i funduszu pracy od wynagrodzeń wypłaconych w 2003r. pracownikom Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Nowej Wsi oraz od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom Starostwa w 2004r. (str. 56, 110, 111 protokołu kontroli, załączniki Nr 52, 111, 114, 116). Wnioskuję;
Składki do ZUS przekazywać w terminach wynikających z art.47 ust. l pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137 póz. 887 z późn. zm.).
Stwierdzono:
15. Zapisy dokonane w księgach rachunkowych Starostwa na koncie 229 „ Pozostałe rozrachunki publiczne -prawne" nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego kwoty zobowiązań wobec ZUS (str. 56 protokołu kontroli, załącznik Nr 51). Wnioskuję:
Księgi Starostwa prowadzić rzetelnie, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty stosownie do art.24 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono:
16. Na fakturach dotyczących zakupu środków trwałych lub pozostałych środków trwałych nie wskazywano sposobu ujęcia środka w księgach inwentarzowych (str.59 protokołu kontroli, załącznik Nr 56). Wnioskuję;
Zobowiązać osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych do nanoszenia na fakturach adnotacji o numerze inwentarzowym, pod którym zaewidencjonowano dany środek w księdze inwentarzowej oraz o zastosowanej metodzie ewidencji tj. metodzie ilościowo-wartościowej lub innej wymienionej w art.17 ust.2 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono;
17. Finansowanie bezpośrednio z budżetu Powiatu działalności sportowej prowadzonej przez kluby sportowe (będące stowarzyszeniami) typu:
- delegacje sędziów za sędziowanie zawodów klasy PP, delegacje wystawiał Radomski Okręgowy Związek Piłki Nożnej, Mazowiecki Wojewódzki Związek Piłki Siatkowej, Łódzki Związek Piłki Siatkowej. W jednym przypadku delegacja została wypłacona na podstawie umowy-zlecenia, którą zawarł Polski Związek Piłki Siatkowej z sędzią zawodów,
- wynajmowanie samochodów pasażerskich na dowóz zawodników na mecze,
-składki członkowskie, wpisowe, opłata za licencję, karty zgłoszeń zawodników, opłaty startowe przekazywane na konto Radomskiego Okręgowego Związku Piłki Nożnej.
(str. 61,62 protokołu kontroli, załącznik Nr 57)
Wnioskuję: '\
Zaprzestać finansowania z budżetu Gminy, wydatków bieżących jednostek nie
zaliczanych do sektora finansów publicznych.
Zlecania zadań podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych
i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku udzielać stosownie do art.118 ustawy z dnia
26 listopada 1998r.o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 15, póz.
148 z późn. zm.) z uwzględnieniem ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, póz. 873 z późn. zm.).
Stwierdzono;
18. Nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych zagranicznych (str.64
protokołu kontroli, załącznik Nr 61).
Wnioskuję:
Koszty podróży rozliczać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki_Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 póz. 1991 z późn. zm.).
Stwierdzono:
19. Dotacja w kwocie 606.230 zł dla Zgromadzenia Sióstr Wspomożycielek Dusz Czyśćcowych na realizację zadania państwowego w zakresie prowadzenia i finansowania Domu Pomocy Społecznej im. Natalii Nitosławskiej w Nowym Mieście została udzielona w 2004r. na podstawie umowy z dnia 26.01.1999r. Postanowienia umowy nie zostały spełnione w części dot.:
- § 5 - brak dokumentacji sprawozdawczej od podmiotu otrzymującego dotację,
- § 7 pkt 2- 3 umowy, tj. nie przeprowadzono negocjacji zakończonej aneksem do umowy, przy ustalaniu dotacji nie uwzględniono danych dot. kosztów realizowanego zadania oraz wpływów z odpłatności mieszkańców,
-§ 8 pkt.3,4,5 umowy tj. zleceniobiorca nie przedłożył w Starostwie rozliczenia realizacji zadania pod względem rzeczowym i finansowym do 30.01.2005r. (DPS złożył jedynie sprawozdanie Rb-50),
-§ 9 - brak sprawozdań półrocznych i rocznych od podmiotu otrzymującego dotację (str. 67, 68 protokołu kontroli, załącznik Nr 68). Wnioskuję:
Przestrzegać zasad dotyczących przekazywania i rozliczania udzielonych dotacji określonych w zawartych umowach oraz w art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2003r. Nr 15, póz. 148 z późn. zm.).
Stwierdzono;
20. Przekroczenie przez Zarząd Powiatu zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań poprzez:
a) zawarcie umowy w dniu 18.10.2004r. dot. zadania inwestycyjnego pn.:
„Termomodemizacja budynku Liceum Ogólnokształcącego w Nowym Mieście-wymiana stolarki okiennej" .Wartość zadania wg umowy wynosiła 36.001 zł. Zapłata wykonawcy robót nastąpiła w dniu 17.11.2004r. Rada Powiatu wprowadziła w/w zadanie do „Planu zadań inwestycyjnych realizowanych przez powiat w roku budżetowym 2004" dopiero w dniu 30 grudnia 2004r. (str. 71 protokołu kontroli załączniki Nr 72,76),
b) zakup sejfu na podstawie faktury z dnia 21.06.2004r. na kwotę 4.559,14 zł. Rada Powiatu nie planowała wydatków w § 6060 na zakup sejfu, (str. 72, 76, załączniki Nr 72, 77):
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 28 ust. l oraz 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w uchwale budżetowej i w planie finansowym, a dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 15 póz. 148 z późn. zm.).
Stwierdzono:
21. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)" oraz niezgodność między wartością wykazaną w protokole przekazania inwestycji - PT a kosztami wynikającymi z konta 080 (str. 72, 73 załączniki Nr 73, 74) tj.:
- nie wprowadzono bilansu otwarcia
- nie wszystkie koszty zaksięgowano na zadania,
- na koncie 080 ujmowano wydatki a nie koszty inwestycji,
- ewidencja szczegółowa prowadzona według klasyfikacji budżetowej wydatków uniemożliwiała ustalenie kosztów poszczególnych obiektów środków trwałych,
- Protokołem przekazania - PT z dnia 31.12.2004r. Starostwo przekazało do Liceum Ogólnokształcącego w Nowym Mieście zakończone zadanie inwestycyjne pn.:
„Kotłownia olejowa z wyposażeniem" o wartości 156.457,72 zł.
W ewidencji księgowej Starostwa wyksięgowano z konta 080 koszty poniesione na w/w zadanie w kwocie 154.757,72 zł tj. o 1.700 zł mniej niż wartość przyjęta w dowodzie PT. Wnioskuję:
Ewidencję szczegółową do konta 080 prowadzić w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych lub kosztu wytworzenia, stosownie do zasad działania konta 080 określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 153 póz. 1752). Ustalić i wprowadzić w ewidencji szczegółowej do konta 080 wartość poszczególnych zadań inwestycyjnych na dzień bilansu otwarcia 2005r. Do kosztów wytworzenia środków trwałych zaliczać ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania lub ulepszenia stosownie do art.28 ust. 8 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.).
Zobowiązać pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji księgowej na koncie 080, oraz pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację inwestycji do uzgadniania wartości zakończonych zadań.
Stwierdzono:
22. Nieprawidłowa klasyfikacja wydatków na zakup sejfu:
- Wydatek w kwocie 4.559,14 zł za zakup sejfu zaklasyfikowano jako wydatek bieżący w dz. 750 rozdz. 75020 § 4210 - winno być dz. 750 rozdz. 75020 § 6060,
- Sejf przyjęto na stan środków trwałych na konto Oli (str.76 protokołu kontroli,
załącznik Nr 77).
Wnioskuję:
Wydatki o wartości powyżej 3.500 zł na zakup środków trwałych planować i klasyfikować w § 6060 stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209 póz. 2132 z późn. zm.)
Stwierdzono:
23. W ewidencji księgowej Starostwa na koncie 011 „Środki trwałe" nie ujęto wartości:
- mienia, przejętego decyzją z 21.11.03r. Wojewody Mazowieckiego,
-dwóch nieruchomości gruntowych, zakupionych 23.01.04r. (str. 79 protokołu kontroli,
załącznik Nr 80 i 87).
Wnioskuje;
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco tj. zgodnie z art. 20 i 24 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn. zm.), mając na względzie art. 4 wymienionej ustawy, zgodnie z którym, jednostki zobowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową.
Stwierdzono:
24.Nie sporządzono wykazów nieruchomości przeznaczonych w 2004r. do najmu i dzierżawy (str. 79 protokołu kontroli, załącznik Nr 81)
Wnioskuję;
Przestrzegać art. 35 ust. l ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2004r. Nr 261, póz. 2603 z późn. zm.), z którego wynika, że właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę.
Stwierdzono:
25. Umowa najmu:
- z dnia 22.06.04r. - pomieszczenia stołówki znajdującej się w budynku Starostwa Powiatowego, z przeznaczeniem na prowadzenie jadłodajni, została zawarta na okres od 22.06.04r. do 21.06.08r.- 4 lata,
-z dnia 06.02.2003r. - lokal użytkowy w Grójcu przy ul. Mogielnickiej l
z przeznaczeniem na prowadzenie apteki została zawarta na okres 01.02.03r. do
31.01.2009r.-6 lat.
Brak uchwał Rady Powiatu w sprawie najmu powyższych lokali na okres dłuższy niż
3 lata (str. 80,81,86 protokołu kontroli, załącznik Nr 89).
Wnioskuję;
Przy zawieraniu umów w sprawach majątkowych przestrzegać zapisu art. 18 pkt 8 ppkt a ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym ( tekst jednolity Dz. U. z2001r. Nr 142 póz. 1592 z późn. zm.), zgodnie z którym, do wyłącznej właściwości rady powiatu należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych powiatu, dotyczących zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata.
Stwierdzono:
26. Najemcy pomieszczenia stołówki znajdującej się w budynku Starostwa, czynsz
najmu za miesiące lipiec i sierpień 2004r. naliczono w wys. 832 zł. netto. Różnica
pomiędzy wysokością czynszu, wynikającą z faktur i umowy wynosi 168 zł. netto za
jeden miesiąc
( str. 82 protokołu kontroli, załącznik Nr 83).
Wnioskuję;
Faktury za czynsz najmu wystawiać w wysokościach wynikających z zawartych umów. Od pracownika odpowiedzialnego za wystawienie faktur wyegzekwować kwotę w wys. 336 zł., na podstawie art. 114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998r. Nr 21, póz. 94 z późn. zm.).
Stwierdzono:
27. Wpłaty za media, dokonywane przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa księgowano w budżecie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki". Wpłaty nie były przyjmowane na dochody budżetu Powiatu (str. 83,84 protokołu kontroli, załącznik Nr 86). Wnioskuję
Powyższe wpłaty przyjmować na dochody budżetu Powiatu zgodnie z art. 56 ust. l pkt 5 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym ( tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 142 póz. 1592 z późn. zm.).
Stwierdzono:
28. Na dokumentach źródłowych:
- dowodach wpłat,
- bankowych notach memoriałowych, dotyczących wydatków z tytułu odsetek od kredytów brak wskazania do ujęcia dowodów w księgach rachunkowych - dekretacja ( str.20,21,84 protokołu kontroli, załącznik Nr 26,86). Wnioskuję:
Przestrzegać zasad określonych w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono:
29. Rachunki i faktury za czynsz najmu, wystawione za 2003 i 2004r. dla Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa nie zostały ujęte w księgach Starostwa -jednostki ( str. 83,84, 85 protokołu kontroli, załącznik Nr 88). Wnioskuję;
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco tj. zgodnie z art. 20 i 24 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono;
30. Brak ewidencji analitycznej użytkowników wieczystych ułamkowej części gruntu -właścicieli lokali mieszkalnych, wykupionych od Powiatu. Należności z tego tytułu nie były ujęte w księgach Starostwa - jednostki (str. 88 protokołu kontroli, załącznik Nr 91). Wnioskuję:
Przypisu należności dokonywać na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych".
Ewidencję szczegółową do konta prowadzić wg dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami funkcjonowania powyższego konta, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 153, póz. 1752).
Stwierdzono:
31. Od nieterminowych wpłat z tytułu:
- wieczystego użytkowania gruntu,
- czynszu najmu i dzierżawy
nie naliczano i nie pobierano odsetek (str. 82, 86, 88 , 106, protokołu kontroli, załącznik
?82,91,107)
Wnioskuję:
Od nieterminowo uiszczanych należności naliczać odsetki ustawowe w wysokości zgodnej z obowiązującym w danym okresie rozporządzeniem Ministra Finansów, mając na uwadze art. 481 § l i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, póz. 93 z późn. zm.).
Stwierdzono:
32. Na dzień 31.12.2004r. nie uzgodniono sald kont:
- Oli Środki trwałe" (ewidencja syntetyczna) ze stanem środków trwałych, wynikającym z ksiąg inwentarzowych (ewidencja analityczna). Różnica pomiędzy ewidencja syntetyczną a analityczną wynosi 35.407.862,53 zł.
- 013 „ Pozostałe środki trwałe" (ewidencja syntetyczna) ze stanem pozostałych środków trwałych, wynikającym z ksiąg inwentarzowych (ewidencja analityczna). Różnica pomiędzy ewidencją syntetyczną a analityczną wynosi 280.029,63 zł.
Brak ewidencji analitycznej do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne"
(str. 89,90,91 protokołu kontroli, załącznik Nr 96, 97).
Wnioskuję:
Doprowadzić do zgodności zapisy w ewidencji analitycznej ( księgi inwentarzowe) z zapisami na kontach Oli i 013, zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, póz. 694 z późn. zm.). Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne" na podstawie zapisu art. 17 ust. l pkt l w/w ustawy, zgodnie z którym, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.
Stwierdzono:
33. Inwentaryzacja składników majątkowych, rozpoczęta w dniu 28 grudnia 2001r. na podstawie zarządzenia Nr 45/2001 z dnia 20.12.01r. Starosty Powiatu, do dnia kontroli tj. 30 .06.05r. nie została zakończona:
- nie dokonano wyceny składników majątkowych a w konsekwencji porównania ich wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz rozliczenia ewentualnych różnic,
- nie ustalono stanu przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury zwiększeń (zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych (str. 92, 93 protokołu kontroli, załącznik ?98,99,100). Wnioskuję:
Inwentaryzację składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3 „Inwentaryzacja" ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, póz. 694 z późn. zm.).
Stwierdzono:
34. a) W sprawozdaniu zbiorczym Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004r., w dziale F „ Informacja o rozliczeniu kasowym z budżetem" w rubryce dotyczącej wpłat z zysku do budżetu za okres sprawozdawczy wykazano kwotę w wy s. 6.008 zł., która wpłynęła na rachunek budżetu w 2005 roku b) w sprawozdaniach zbiorczych: Rb-28S o wydatkach oraz Rb-Z o stanie zobowiązań nie wykazano zobowiązań wymagalnych na 31.12.04r. w wys. 134.131,97zł (str. 101,111 protokołu kontroli, załącznik Nr 102,118,119). Wnioskuję:
Sprawozdania sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, póz. 279 z późn. zm.).
Stwierdzono:
35. Nie prowadzono oddzielnej ewidencji dla konta 201 dla zobowiązań wymagalnych
( str. 111 protokołu kontroli, załącznik Nr 118).
Wnioskuję:
Zaprowadzić odrębną ewidencję analityczną do konta 201, zapewniającą możliwość sporządzenia rzetelnych sprawozdań budżetowych, zawierających wszystkie informacje wymagane wyżej wymienionym rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Stwierdzono;
36. Z Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym przekazano kwotę 86.699,88 zł w dniu 30.12.2003r. na rachunek Zespołu Szkól Ogrodniczych w Nowej Wsi (str. 107 protokołu kontroli, załącznik Nr 111,112). Wnioskuję:
Z Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym dokonywać wydatków na cele określone w ustawie z dnia 17 maja 1989r. - Prawo Geodezyjne i Kartograficzne (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 100 póz. 1086 z późn. zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Przewodniczący Zarządu Powiatu
- Skarbnik Powiatu
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz.577 z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje w (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Powiatu.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy j. w. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Zarządowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.